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WhatsApp es el principal canal de comunicación en el mundo en 2025, muchas empresas están usando la plataforma para vender y ofrecer sus servicios a miles de personas, sin embargo, debido a que el volumen de transacciones ha aumentado luego de la pandemia de 2020 se ha vuelto complicado para miles de empresas el poder controlar y medir el performance de sus conversaciones.
En los callcenter existen los sistemas de tickets que permiten medir los motivos por los cuales las llamadas y conversaciones son terminadas, este sistema permite a los team líderes poder entender el panorama general con respecto al performance de los agentes. Sin embargo, en las plataformas de mensajería de hoy en día como WhatsApp, Instagram, Telegram o Facebook Messenger no existe esta funcionalidad y se vuelve complicado entender por qué los agentes cierran las conversaciones.
La buena noticia es que con Callbell, puedes convertir WhatsApp en un verdadero sistema de tickets, gestionado por equipos, con métricas, asignaciones automáticas y un control total de tus conversaciones. 🚀
A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Centraliza todos tus mensajes de WhatsApp en una sola bandeja
Es hora de comenzar a entender como convertir WhatsApp en un sistema de tickets que pueda medir correctamente el cierre de las conversaciones. Lo primero es centralizar todos los mensajes de WhatsApp en una bandeja de entrada que no sea la misma aplicación y te permita medir y obtener mejores funcionalidades para empresas.
El primer paso para hacer esto es agregar WhatsApp a tu app de Callbell, para esto vamos a hacer lo siguiente.
1. Vamos a la sección de configuración.
2. Posteriormente, vamos a configuración de canales - canales
3. Luego elegimos WhatsApp Cloud - Añadir canal y seguimos el procedimiento de la guía que dejamos aquí abajo.
Guía para conectar WhatsApp Cloud API clic aquí.
Nota: Algo superimportante es que puedes agregar más canales como Facebook, Instagram o Telegram, además de WhatsApp, y centralizar todos los mensajes en la bandeja de Callbell.
Crea equipos para organizar la atención
Ahora, el próximo paso es crear equipos para organizar la atención. Con esto, podremos controlar (si los equipos son de distintas áreas) el motivo por el cual cierran las conversaciones, de esta forma logramos que en las diferentes áreas exista un buen control de los cierres donde puedas visualizar gráficas por tickets de cierre.
Para crear equipos, seguimos estos pasos:
1. Vamos a configuración en nuestra cuenta de Callbell.
2. Damos clic en gestión de equipos.
3. Vamos a equipos y damos clic en crear equipo.
4. Colocamos el nombre del equipo y listo.
De esta manera ahora vamos a poder dividir nuestro equipo de trabajo por departamentos, como por ejemplo; soporte, administración, ventas, tech, etc. Así podemos crear tickets para los distintos departamentos y luego analizar los motivos de cierre de conversaciones en WhatsApp de cada uno.
Automatiza la asignación de tickets
Para automatizar y crear la asignación de tickets vamos a agregar motivos de cierre de las conversaciones, puedes agregar tantos como quieras para cada departamento y elegir si al cerrar las conversaciones deseas que tengan motivo de cierre o no, puedes seleccionar que sea opcional o no.
Para hacerlo, puedes configurarlo de la siguiente manera:
1. Vamos a configuración - gestión de equipos.
2. Luego vamos a cierre de conversaciones.
3. Seleccionamos el equipo al cual queremos crear los tickets o motivos de cierre.
4. Elegimos si el motivo de cierre debe ser obligatorio, opcional o desactivado.
5. Creamos los motivos como por ejemplo (Ortodoncia, limpieza dental, queja por x servicio, compra de cepillos)
6. Seleccionamos añadir motivo.
Una vez a tener varios motivos de cierre, los agentes al cerrar una conversación podrán elegir el motivo del cierre y cada vez que el cliente vuelva a abrir la conversación para adquirir un servicio diferente o el mismo, el agente podrá elegir otro motivo de cierre, luego esto se plasmara en las estadísticas de Callbell donde podrás visualizar los tickets de cierre de las conversaciones y analizar cuáles son los motivos más comunes por las que una conversación es cerrada y así atacar directamente las oportunidades de mejora que puedas detectar con el sistema de tickets.
Conclusión
Gracias al sistema de tickets creado por Callbell, tu empresa podrá contar con una gama de herramientas para equipos de soporte y ventas que permiten medir de forma precisa cuál es el desempeño de los agentes de atención y ventas de tu empresa. Como una empresa puede analizar los motivos de cierre de las conversaciones.
También podrán automatizar procesos comunicativos, analizar estadísticas clave del equipo, analizar el performance del equipo o incluso enviar campañas de marketing. Todo esto con una herramienta amigable y creada para equipos de venta y soporte.
Sobre el autor: ¡Hola! Soy Alan y soy el gerente del marketing en Callbell, la primera plataforma de comunicación diseñada para ayudar a los equipos de ventas y soporte a colaborar y comunicarse con los clientes a través de aplicaciones de mensajería directa como WhatsApp, Messenger, Telegram y Instagram Direct
