Como transformar o WhatsApp num sistema de ticket

O WhatsApp é o principal canal de comunicação no mundo em 2025, muitas empresas estão usando a plataforma para vender e oferecer seus serviços a milhares de pessoas, porém, devido ao fato de que o volume de transações vem aumentando depois da pandemia de 2020 tem se tornado complicado para milhares de empresas poder controlar e medir a performance das suas conversas.

Nos call centers existem os sistemas de tickets que permitem medir os motivos pelos quais as ligações e conversas são terminadas, esse sistema permite aos líderes de equipes poder entender o panorama geral em relação à performance dos agentes. Porém, nas plataformas de mensageria de hoje como o WhatsApp, Instagram, Telegram ou Facebook Messenger não existe essa funcionalidade e se torna complicado entender porque os agentes fecham as conversas.

A boa notícia é que com a Callbell, você pode tornar o WhatsApp um verdadeiro sistema de tickets, gerenciado por equipes, com métricas, atribuições automáticas e um controle total das suas conversas. 🚀

A seguir, vamos explicar a você como fazê-lo passo a passo.

Centralize todas as suas mensagens do WhatsApp em apenas uma bandeja

É hora de começar a entender como tornar o WhatsApp em um sistema de tickets que possa medir corretamente o fechamento das conversas. O primeiro passo é centralizar todas as mensagens do WhatsApp em uma bandeja de entrada que não seja o mesmo aplicativo e permita a você medir e obter melhores funcionalidades para empresas.

O primeiro passo para fazer isso é adicionar o WhatsApp no seu app da Callbell, para isso vamos fazer o seguinte.

1. Vamos à seção de configuração.

2. Posteriormente, vamos à configuração de canais - canais.

3. Depois selecionamos o WhatsApp Cloud - Adicionar canal e seguimos o procedimento da guia que deixamos aqui embaixo.

Guia para conectar o WhatsApp Cloud API clique aqui.

Nota: Algo muito importante é que você pode agregar mais canais como o Facebook, Instagram ou Telegram, além do WhatsApp, e centralizar todas as mensagens na bandeja da Callbell.

Crie equipes para organizar o atendimento

Agora, o próximo passo é criar equipes para organizar o atendimento. Com isso, poderemos controlar (se as equipes são de distintas áreas) o motivo pelo qual fecham as conversas, dessa forma conseguimos que nas diferentes áreas exista um bom controle dos fechamentos onde você possa visualizar gráficos por tickets de fechamento.

Para criar equipes, seguimos esses passos:

1. Vamos à configuração na nossa conta da Callbell.

2. Clicamos em gestão de equipes.

3. Vamos para equipes e clicamos em criar equipe.

4. Colocamos o nome da equipe e pronto.

Dessa maneira agora vamos poder dividir a nossa equipe de trabalho por departamentos, como por exemplo; suporte, administração, vendas, tech, etc. Assim podemos criar tickets para os distintos departamentos e depois analisar os motivos do fechamento das conversas no WhatsApp de cada um.

Automatize a atribuição de tickets

Para automatizar e criar a atribuição de tickets, vamos para adicionar motivos de fechamento das conversas, você pode agregar tantos como você quiser para cada departamento e selecionar se ao fechar as conversas você deseja que tenham motivo de fechamento ou não, você pode selecionar que seja opcional ou não.

Para fazer isso, você pode configurá-lo da seguinte maneira:

1. Vamos para configuração - gestão de equipes.

2. Depois vamos para fechamento de conversas.

3. Selecionamos a equipe à qual queremos criar os tickets ou motivos de fechamento.

4. Elegemos se o motivo de fechamento deve ser obrigatório, opcional ou desativado.

5. Criamos os motivos, como por exemplo, (Ortodontia, limpeza dental, reclamação por "X" serviço, compra de escovas)

6. Selecionamos agregar motivo.

Uma vez ao ter vários motivos de fechamento, os agentes ao fechar uma conversa poderão selecionar o motivo do fechamento e cada vez que o cliente volte a abrir a conversa para adquirir um serviço diferente ou o mesmo, o agente poderá eleger outro motivo do fechamento, depois isso se plasmará nas estatísticas da Callbell onde você poderá visualizar os tickets de fechamento das conversas e analisar quais são os motivos mais comuns pelos quais uma conversa é fechada e assim atacar diretamente as oportunidades de melhora que você possa detectar com o sistema de tickets.

Conclusão

Graças ao sistema de tickets criado pela Callbell, a sua empresa poderá contar com uma gama de ferramentas para equipes de suporte e vendas que permitem medir de forma precisa qual é o desempenho dos agentes de atendimento e vendas da sua empresa. Como uma empresa pode analisar os motivos do fechamento das conversas.

Também poderão automatizar processos comunicativos, analisar estatísticas chaves da equipe, analisar o desempenho da equipe ou até enviar campanhas de marketing. Tudo isso com uma ferramenta amigável e criada para equipes de venda e suporte.

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