4 formas de melhorar a colaboração da equipe de atendimento ao cliente no WhatsApp

Hoje o WhatsApp tem se tornado o canal de comunicação mais bem visto entre empresas e clientes. A sua rapidez e facilidade de uso fazem que milhares de pessoas prefiram escrever uma mensagem antes que chamar pelo telefone.

Mas, o que acontece quando falamos de empresas que atendem centenas de conversas diárias no WhatsApp?

Aqui é onde o assunto realmente se torna difícil, e entra em jogo a colaboração da equipe de atendimento ao cliente. Isso implica responder de forma rápida, coerente e sem perder o contexto de cada interação, requer processos claros e ferramentas adequadas.

Por isso, vamos compartilhar com você 4 formas de melhorar a colaboração na sua equipe de atendimento ao cliente no WhatsApp.

Centralizar as conversas em uma bandeja de entrada unificada

O erro mais comum que cometem as empresas é atender mensagens do WhatsApp a partir de apenas um telefone ou dispositivo. Claro, isso sempre funciona se o seu negócio é muito pequeno, mas enquanto cresce o volume de chats, se torna um caos:

• Dois agentes respondendo ao mesmo cliente com informação diferente.

• Conversas sem acompanhamento porque alguém "esqueceu responder".

• Perde-se o histórico e se torna difícil medir o rendimento.

A solução está em centralizar as conversas em apenas uma bandeja de entrada compartilhada. Com a Callbell, você pode conectar seu número do WhatsApp e permitir que vários membros da equipe atendam os clientes de um lugar só.

Dessa maneira:

• Cada conversa fica registrada e organizada.

• Podem-se atribuir chats automaticamente para distintos agentes.

• Evita-se duplicar respostas e mantem-se o controle do serviço.

Usar etiquetas e funis para organizar os clientes

Aproveitar a colaboração com os seus colegas de equipe, nem sempre é a chave de tudo, também é importante usar etiquetas que permitam a todos entender em que etapa se encontra cada cliente e assim oferecer um atendimento mais especial e personalizado.

Por exemplo:

• Etiquetas como novo lead, em negociação, pendente de pagamento, suporte técnico, caso resolvido.

• Funis que mostram o recorrido do cliente desde o primeiro contato até a conversão ou fechamento do caso.

Com a Callbell, graças às etiquetas e funis de venda, qualquer membro da equipe pode entrar num chat, entender o que é, o que aconteceu na conversa e o que deve ser feito. Isso evita mal-entendidos como voltar a pedir a mesma informação ao cliente.

Programar respostas rápidas e guias de comunicação

Outro desafio em equipes de atendimento ao cliente ou vendas é manter a consistência no tom e a qualidade das respostas. Se cada agente responde "à sua maneira", o cliente percebe um serviço pouco profissional.

Para evitar isso, você pode:

• Criar respostas rápidas a perguntas frequentes (horários, preços, métodos de pagamento, envios).

• Definir um manual de estilo com o tom de comunicação da marca.

• Capacitar a equipe para usar estas guias e manter coerência em todas as interações.

As respostas rápidas na Callbell são superfáceis de configurar e, sobretudo, usar: basta escrever "/" no chat e selecionar a mensagem já predefinida que você quer enviar ao cliente. Além disso, podem-se personalizar com variáveis como o nome do cliente para tornar a comunicação ainda mais personalizada.

Fomentar a comunicação interna com notas e métricas compartilhadas

Isso é sumamente importante numa equipe de trabalho e mais se é uma equipe de comunicação com clientes e vendas, por isso é recomendável:

• Deixar instruções claras sobre um caso específico.

• Pedir ajuda a um colega sem confundir ao cliente.

• Fazer acompanhamento das conversas complexas.

Com a Callbell você pode fomentar a comunicação imediata entre as equipes através de notas internas, que funcionam como comentários visíveis apenas para os agentes. Isso é superimportante porque cada agente pode marcar um membro da equipe e escrever uma mensagem para ele dentro da conversa sem que seja vista pelo cliente.

Além disso, contar com métricas de colaboração permite identificar onde melhorar:

• Tempo médio de resposta.

• Volume de chats atendidos por agente.

• Conversas fechadas ou reatribuídas.

Ao medir, você pode detectar se um agente precisa de apoio ou se é necessário ajustar a distribuição de cargas de trabalho.

Conclusão

Como comentamos anteriormente, a gestão da comunicação pode ser um aliado ou um inimigo para a sua empresa, dependendo de como você organize sua equipe e as ferramentas que use para:

1. Centralizar as conversas em uma bandeja compartilhada.

2. Organizar clientes com etiquetas e funis.

3. Unificar o tom da comunicação mediante respostas rápidas.

4. Melhorar a comunicação interna com notas e métricas.

Aplicar essas quatro práticas não só melhora a eficiência da sua equipe, mas também garante uma experiência de cliente consistente, rápida e de qualidade.

Com a Callbell, a sua empresa pode tornar o WhatsApp um canal de colaboração poderoso, onde cada agente aporta valor com ferramentas que apoiam o trabalho diário na equipe. Se você quer experimentar nossa ferramenta, acesse clicando aqui e curta 7 dias grátis.