Come creare un contact center su WhatsApp, includendo una dashboard in tempo reale

WhatsApp non viene più considerata come una piattaforma per parlare solo con amici e parenti; è diventata un vero e proprio strumento multifunzionale, che può essere implementato per comunicare ed interagire con le aziende, pianificare le riunioni, effettuare degli ordini e molto altro ancora. Infatti, si è trasformato in un contact center, in cui le imprese possono gestire le interazioni con i clienti in modo professionale, veloce e super efficiente.

In questo articolo, desideriamo spiegarti passo dopo passo come creare un contact center su WhatsApp, quali strumenti sono davvero necessari e perché una dashboard in tempo reale può effettivamente fare la differenza nell'assistenza ai tuoi clienti.

Perché utilizzare WhatsApp come canale principale?

Come sappiamo, WhatsApp è il canale di messaggistica istantanea più usata al mondo. Tutti hanno un account su questa piattaforma, anche i tuoi clienti. Allora, perché non renderla il mezzo principale per comunicare con tutti loro?

Vantaggi principali:

• Accessibilità immediata
• Risposte rapide e personalizzate
• Tassi di apertura elevati rispetto alle solite email
• Integrazioni con altri strumenti di automazione e intelligenza artificiale
• Chatbot e flussi di conversazione
• Metriche altamente specializzate
• Campagne di marketing
• CRM integrato

Cos'è un contact center su WhatsApp?

Un contact center su WhatsApp è uno strumento che consente di centralizzare le conversazioni che abbiamo su WhatsApp in un'unica piattaforma, dove sarà possibile assegnare le chat, analizzare i dati e misurare le prestazioni del team di supporto o vendita.

Questo sistema ci permette di gestire le chat in modo organizzato, offrendo anche altre funzioni: come, per esempio, metriche in tempo reale, assegnazione automatica, etichette, note interne, chatbot, integrazioni e molto altro ancora.

Step per costruire un contact center su WhatsApp

Ecco la guida di cui hai bisogno per trasformare la tua impresa ed incrementare la comunicazione con i clienti:

1. Ottieni un account ufficiale per l'API di WhatsApp Business

Per creare un contact center specializzato per la tua azienda, dovrai usare l'API di WhatsApp Business, non l'app standard. Questo ti consentirà di connettere WhatsApp a strumenti avanzati come CRM o piattaforma di comunicazione.

Puoi accedere all'API tramite partner autorizzati, direttamente attraverso Callbell.

2. Scegli una piattaforma di gestione per tutte le tue conversazioni

Una volta ottenuto l'accesso all'API di WhatsApp Business, dovrai scegliere una piattaforma per amministrare i messaggi in maniera rapida ed efficace. Ed è proprio qui che entra in gioco Callbell: uno strumento altamente ideato per creare un contact center per WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger e Telegram.

Con Callbell, potrai:

• Visualizzare i messaggi in una casella unificata.
• Assegnare automaticamente le chat come meglio preferisci.
• Usare risposte rapide, etichette e note interne.
• Creare funnel di vendita.
• Automatizzare le attività con l'ausilio di chatbot e intelligenza artificiale.

3. Imposta ruoli e team

All'interno della piattaforma per la gestione delle comunicazioni, è fondamentale organizzare il tuo team:

• Assegna ruoli come agenti, supervisori e amministratori.
• Crea team specializzati per tipo di cliente, sede, reparto o fase di tutto il processo di vendita.
• Definisci regole di assegnazione automatica per distribuire le chat senza sforzo.

Questo ti permetterà di gestire tutte le interazioni su WhatsApp in maniera molto più rapida e professionale, consentendoti di servire rapidamente i tuoi clienti senza perdere neanche un messaggio.

4. Attivare una dashboard in tempo reale

Sicuramente, uno dei maggiori vantaggi di un contact center moderno è quello di possedere una dashboard in tempo reale, dove poter visualizzare:

• Conversazioni aperte, chiuse o ancora in sospeso.
• Tempi di risposta medi e complessivi per singolo agente.
• Gli agenti più attivi.
• Riapertura di vecchie conversazioni.
• Filtro per canale, tag o team.
• Mappe di calore.

Per fare un esempio concreto, con Callbell potrai visualizzare tutti questi dati direttamente da una dashboard altamente intuitiva, prendendo decisioni in tempo reale, capaci di migliorare l'esperienza del cliente.

5. Automatizzare le attività ripetitive

Per progredire con la tua impresa, dovrai automatizzare processi ripetitivi:

• Messaggi di benvenuto o fuori orario.
• Risposte frequenti con modelli su WhatsApp pre-approvati o lasciando che sia il chatbot ad occuparsene.
• Classifica i clienti in base alla loro volontà di acquisto.

Ciò ridurrà il carico di lavoro del team, migliorando la velocità del servizio.

6. Monitorare, migliorare e scalare

La comunicazione aziendale attraverso WhatsApp è un mezzo vivo e in continua evoluzione. Ecco perché è così importante utilizzare le statistiche per:

• Identificare i colli di bottiglia.
• Formare al massimo il tuo team.
• Aumentare la conversione delle chat in vendite.
• Scalare il servizio clienti senza mai compromettere la qualità del servizio offerto.

Conclusione

Creare un contact center su WhatsApp è molto più semplice di quanto possa apparire, soprattutto se disponi degli strumenti adeguati che permettono di generare un sistema completo, permettendoti di rispondere a tutti i clienti.

Integrando una piattaforma come Callbell e sfruttando al massimo le funzionalità come la dashboard in tempo reale e le metriche chiave, sarà possibile trasformare il servizio clienti e la gestione delle vendite anche da WhatsApp.

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