Comment convertir WhatsApp en un système de tickets

WhatsApp est le plus important canal de communication au monde en 2025. Beaucoup d'entreprises se servent de cette plateforme pour vendre et offrir leurs services à des milliers de personnes. Toutefois, comme le volume des transactions a accru après la pandémie de 2020, il est devenu complexe pour des milliers d'entreprises de contrôler et de mesurer la performance de leurs conversations.

Les callcenter sont dotés de systèmes de tickets qui mesurent les raisons pour lesquelles les appels et les conversations sont interrompus. Ce système permet aux chefs d'équipe de se faire une idée générale des performances des agents. Toutefois, les contemporaines telles que WhatsApp, Instagram, Telegram ou Facebook Messenger ne disposent pas de cette fonctionnalité, ce qui rend difficile la compréhension des raisons pour lesquelles les agents mettent fin aux conversations.

La bonne nouvelle, c'est qu'avec Callbell, vous pouvez faire de WhatsApp un véritable système de tickets, géré par des équipes, avec des indicateurs, des attributions automatiques et un contrôle total de vos conversations. 🚀

Nous vous présentons ci-dessous la marche à suivre étape par étape.

Regroupez tous vos messages WhatsApp dans une seule boîte de réception

Il est grand temps de comprendre comment transformer WhatsApp en un système de tickets qui puisse mesurer correctement la fin des conversations. La première chose à faire est de centraliser tous les messages WhatsApp dans une boîte de réception qui ne soit pas la même application et qui vous permette de mesurer et d'obtenir de meilleures fonctionnalités pour les entreprises.

La première étape pour y parvenir consiste à ajouter WhatsApp à votre application Callbell. Pour cela, procédez comme suit.

1. Allons dans la section configuration.

2. Ensuite, nous allons dans la configuration des chaînes - chaînes

3. Puis, nous choisissons WhatsApp Cloud - Ajouter un canal et suivons la procédure indiquée dans le guide ci-dessous.

Guide pour connecter WhatsApp Cloud API cliquez ici.

Remarque: Il est important de noter que vous pouvez ajouter d'autres canaux tels que Facebook, Instagram ou Telegram, en plus de WhatsApp, et centraliser tous les messages dans la boîte de réception de Callbell.

Créez des équipes pour organiser les soins

La prochaine étape est la création d'équipes chargées d'organiser le service client. Cela nous permettra de contrôler (si les équipes proviennent de différents services) la raison pour laquelle les conversations sont clôturées. Nous pourrons ainsi assurer un bon contrôle des clôtures dans les différents services, où vous pourrez visualiser des graphiques par tickets de clôture.

Pour créer des équipes, nous suivons les étapes suivantes:

1. Accédons aux paramètres de notre compte Callbell.

2. Cliquez sur « Gestion des équipes ».

3. Allons dans équipes et cliquons sur créer une équipe.

4. Nous inscrivons le nom de l'équipe et c'est prêt.

Nous allons ainsi pouvoir diviser notre équipe de travail en différents départements, tels que le support, l'administration, les ventes, la technologie, etc. Nous pourrons ainsi créer des tickets pour chaque département, puis analyser les raisons de la clôture des conversations WhatsApp de chacun.

Automatisez l'attribution des tickets

Pour automatiser et créer l'attribution des tickets, nous allons rajouter des motifs de clôture des conversations. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez pour chaque service et choisir si, lors de la clôture des conversations, vous souhaitez qu'elles aient un motif de clôture ou non. Vous pouvez sélectionner cette option comme facultative ou obligatoire.

Pour ce faire, vous pouvez le configurer comme suit:

1. Allons dans Configuration - Gestion des équipes.

2. Nous allons ensuite clôturer les discussions.

3. Nous choisissons l'équipe pour laquelle nous voulons créer les tickets ou les motifs de clôture.

4. Nous choisissons si le motif de fermeture doit être obligatoire, facultatif ou désactivé.

5. Nous créons les motifs, par exemple (orthodontie, nettoyage dentaire, réclamation concernant un service, achat de brosses à dents).

6. Nous choisissons d'ajouter un motif.

Une fois que vous disposerez de plusieurs motifs de clôture, les agents pourront choisir le motif de clôture lorsqu'ils clôturent une conversation. Chaque fois que le client rouvrira la conversation pour acheter un service différent ou identique, l'agent pourra choisir un autre motif de clôture. ceci sera ensuite reflété dans les statistiques de Callbell où vous pourrez visualiser les tickets de clôture des conversations et analyser les motifs les plus courants pour lesquels une conversation est clôturée et ainsi vous attaquer directement aux opportunités d'amélioration que vous pouvez détecter avec le système de tickets.

Conclusion

Grâce au système de tickets créé par Callbell, votre entreprise peut disposer d'une gamme d'outils destinés aux équipes d'assistance et de vente qui permettent de mesurer avec précision les performances des agents d'assistance et de vente de votre entreprise. Une entreprise peut ainsi analyser les raisons pour lesquelles les conversations sont clôturées.

Ils pourront en outre automatiser les processus de communication, analyser les statistiques clés de l'équipe, analyser les performances de l'équipe ou même envoyer des campagnes marketing. Le tout grâce à un outil convivial, spécialement conçu pour les équipes commerciales et d'assistance.

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