Come creare messaggi automatici su WhatsApp Business

Creare messaggi automatici su WhatsApp Business è diventata ormai una delle strategie più efficaci per tutte le aziende che desiderano migliorare il proprio servizio clienti, risparmiando tempo e aumentando le vendite senza dover essere per forza reperibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Al giorno d'oggi i clienti si aspettano risposte rapide e altamente personalizzate, e l'automazione che avviene su WhatsApp permette ai brand di ricevere, qualificare e controllare tutte le richieste nell'immediato, anche al di fuori del proprio orario lavorativo.

Nella guida di oggi andremo a spiegare cosa sono i messaggi automatici, come funzionano nell'effettivo e, soprattutto, come iniziare a creare messaggi automatici su WhatsApp Business, al fine di ottimizzare la comunicazione e trasformarla in vere e proprie opportunità di business.

Cosa sono i messaggi automatici su WhatsApp Business?

I messaggi automatici su WhatsApp Business sono delle risposte o delle interazioni inviate in automatico agli utenti, senza dover richiedere un intervento manuale. Queste automazioni permettono alle aziende di rispondere, qualificare e guidare i clienti nell'immediato attraverso dei messaggi predefiniti, delle regole di interazione o chatbot.

In parole povere, questo significa che un'azienda può tranquillamente configurare WhatsApp Business per inviare messaggi come saluti di benvenuto, risposte al di fuori dell'orario lavorativo, conferme, promemoria e, addirittura, flussi di interazione completi capaci di guidare l'utente in base alle sue risposte.

Differenza tra risposte automatiche e manuali

La principale differenza tra le risposte automatiche e quelle manuali su WhatsApp Business risiede in chi avvia e gestisce le risposte, che può essere o una persona o un sistema automatico.

Le risposte manuali dipendono completamente da un operatore umano, questo significa che ogni messaggio viene letto, interpretato e viene risposto da un membro del team.

Al contrario, i messaggi automatici utilizzano delle regole predefinite, dei modelli o dei chatbot per rispondere senza che intervenga un agente umano.

Vantaggi riguardanti le risposte automatiche

Le risposte automatiche su WhatsApp Business sono in grado di offrire diversi vantaggi operativi e commerciali per tutte le aziende, soprattutto quando queste ultime ricevono quotidianamente un alto volume di interazioni.

Prima di tutto, possono migliorare la velocità di risposta, riducendo così la frustrazione da parte dei clienti e aumentando le probabilità di mantenere in loro l'interesse.

Contribuiscono inoltre ad ottimizzare il tempo per ogni team, poiché le richieste ripetitive o standard possono essere gestite attraverso l'automazione.

Un altro vantaggio fondamentale è la coerenza di comunicazione. Utilizzando dei messaggi predefiniti, l'azienda infatti può garantire che tutti i clienti ricevano le informazioni chiare e professionali, in linea con l'immagine del proprio brand.

Quando automatizzare e quando non farlo

Quando automatizzare

L'automazione è consigliata quando:

• Le richieste sono ripetitive
• Si tratta del primo contatto con un cliente
• Avviene al di fuori dell'orario lavorativo
• Il volume dei messaggi quotidiano è molto elevato
• È necessaria per processi strutturati

Quando non automatizzare

Si consiglia di evitare l'automazione quando:

• Il cliente ha un problema complesso o molto delicato
• È in corso una negoziazione importante o la chiusura di una vendita
• Il messaggio del cliente è molto generico o ambiguo
• L'automazione potrebbe risultare fredda o robotica

Tipi di messaggi automatici su WhatsApp Business

Su WhatsApp Business sono disponibili diversi tipi di messaggi automatici. Ognuno di essi ha uno scopo ben specifico all'interno della strategia di comunicazione e di servizio per i clienti. Di seguito, riportiamo i più comuni per tutte le aziende.

Messaggi di benvenuto

Sono i primi messaggi che un utente riceve all'inizio di un'interazione. Servono per salutare il cliente, presentarsi e guidarlo verso il processo di assistenza. Di solito includono opzioni iniziali o domande. Per far sì che il cliente si senta orientato verso il processo da effettuare.

Messaggi di assenza

Vengono inviati in automatico quando l'azienda non è disponibile e informano il cliente che il team non può rispondere in quel determinato momento e molto spesso indicano quando potrà ricevere assistenza e cosa può fare nel frattempo.

Risposte rapide

Sono dei messaggi predefiniti che si attivano con dei comandi o delle parole chiave e consentono di rispondere rapidamente alle domande più frequenti come orari di lavoro, prezzi dei prodotti, posizione o metodi di pagamento.

Chatbot e flussi conversazionali

Sono dei sistemi più avanzati capaci di mantenere un'interazione strutturata con l'utente ponendo domande, raccogliendo informazioni importanti, programmando appuntamenti o qualificando i lead prima di trasferire la conversazione ad un operatore umano.

Requisiti per l'automazione dei messaggi su WhatsApp Business

Per far sì che i messaggi su WhatsApp Business vengano automatizzati non è sufficiente "attivare un'opzione": ma è necessario soddisfare dei requisiti tecnici e operativi. I principali sono:

• Disporre di un account WhatsApp Business idoneo
• Collaborare con un fornitore di servizi WhatsApp Business (BSP)
• Verificare la propria attività in Meta (Business Manager)
• Definire modelli dei messaggi (quando vengono applicati)
• Scegliere uno strumento di automazione o un CRM

App di WhatsApp Business vs l'API di WhatsApp Business

La differenza tra l'app di WhatsApp Business e l'API di WhatsApp Business è fondamentale per capire il potenziale dell'automazione dei messaggi e delle proprie conversazioni in maniera professionale.

Cos'è l'app di WhatsApp Business?

L'app di WhatsApp Business è la versione base gratuita di WhatsApp per tutte le aziende ed è ideata principalmente per le piccole imprese che si ritrovano a gestire conversazioni manualmente o con semplici automazioni.

Cos'è l'API di WhatsApp Business?

L'API di WhatsApp Business è la soluzione professionale scalabile sia per le medie che per le grandi imprese ed è ideata e progettata per le aziende che gestiscono un elevato volume di messaggi al giorno. Presentano dei team di assistenza clienti o di vendita e hanno bisogno di una vera e propria automazione.

Tutto questo dimostra che l'API ufficiale di WhatsApp Business è la scelta più giusta per automatizzare le conversazioni all'interno della tua azienda.

Strumenti necessari per l'automazione

Per gestire efficacemente i messaggi automatizzati su WhatsApp Business è fondamentale disporre degli strumenti adatti. Questi ultimi consentono di progettare flussi di lavoro, centralizzare le interazioni connettere i sistemi e scalare le operazioni senza mai perdere il controllo o la qualità della propria comunicazione.

Callbell: il CRM di messaggistica ideale su WhatsApp Business

Un CRM di messaggistica è la base di qualsiasi tipo di strategia automatizzata per WhatsApp Business. Questo strumento è capace di centralizzare tutte le interazioni in un'unica dashboard facilitando la gestione delle chat e consentendo di organizzare i lead attraverso tag, funnel e regole di assegnazione.

Tra gli strumenti presenti sul mercato Callbell si distingue come una delle migliori opzioni per la gestione dei messaggi automatici e la centralizzazione delle interazioni soprattutto se l'azienda punta ad aumentare le proprie vendite migliorando l'esperienza del cliente.

Callbell non solo funziona con WhatsApp Business ma anche con altri social quali Instagram, Facebook Messenger, Telegram e WebChat. Ciò significa che non avrai più conversazioni sparse su diverse app.

Piattaforma chatbot

Una piattaforma chatbot permette di ideare e progettare flussi conversazionali automatizzati senza competere con programmi avanzati. Con questi strumenti le aziende possono creare dei messaggi di benvenuto dei menu interattivi, delle domande di qualificazione un instradamento verso degli operatori umani e processi automatizzati come pianificare degli appuntamenti o inserire dei dati importanti.

In questo caso lo strumento ideale è sicuramente Callbell che offre un chatbot potente e molto facile da configurare capace di essere integrato senza problemi anche nei canali di comunicazione aziendale. Questo consente di rispondere ai clienti con flussi intelligenti e automatizzati preconfigurati o basati sull'IA.

Integrazioni con altri sistemi

Le integrazioni sono essenziali affinché l'automazione abbia un impatto reale sul proprio business. Grazie alle connessioni con sistemi esterni come CRM di vendita piattaforme e-commerce, strumenti di pagamento o software di gestione interni sarà possibile attivare dei messaggi automatici in base ai dati che si hanno in tempo reale. Come già abbiamo accennato precedentemente con Callbell è possibile integrare la messaggistica istantanea anche in altri sistemi tramite l'API e Zapier.

Come configurare i messaggi automatici passo passo

Ora descriviamo nel dettaglio tutta la procedura per configurare i messaggi automatici:

A) Prepara il tuo account per l'automazione

1. Accedi a Callbell e vai alle impostazioni dell'account

2. Collega i tuoi canali (a seconda di quelli che vengono utilizzati dalla tua azienda)

3. Crea il tuo team e gli utenti, se ne hai di più, in modo da poter assegnare le chat.

B) Automazione di base: Risposte rapide

Questo è il primo fattore da configurare, poiché ti permette di risparmiare tempo e migliorare le tue conversazioni.

Procedura passo passo:

1. Vai su Impostazioni, conversazioni e poi risposte rapide

2. Fai clic su "Crea risposta rapida" e scegli il tipo di risposta che vuoi creare

3. Definisci il tutto:

A seconda del tipo di risposta da te scelto, ti verrà chiesto di compilare diverse opzioni. La più semplice sicuramente consiste nel compilare il testo della risposta e il corpo del messaggio da implementare.

4. Salva e testa all'interno della chat.

C) Automazione operativa: Promemoria + messaggi programmati

Questo ti aiuterà ad evitare di perdere il lead per mancanza del follow-up.

Procedura passo passo:

1. All'interno della chat crea un promemoria (ad esempio "follow-up entro 24 ore")

2. Configura:

• Quando si attiva (ad esempio, 24 ore 3 giorni)
• Quale messaggio dovrà essere inviato in automatico

D) Automazione del team: Assegnazione automatica delle chat

Se possiedi più agenti:

Procedura passo passo:

1. Vai su Impostazioni, gestione team e quindi regole di assegnazione

2. Abilita l'assegnazione automatica (round robin)

3. Definisci:

• Quali agenti dovranno partecipare
• Condizione in base allo stato (Disponibile / Non disponibile)
• Se desideri riassegnare le chat riaperte quando l'agente non è più disponibile

E) Automazione avanzata: Chatbot

Se sei alla ricerca di un'automazione più completa, un chatbot è la risposta ideale. Per crearne uno, segui questi passaggi:

1. Crea un flusso chatbot con un obiettivo ben chiaro:

• Qualifica i lead (servizio, budget, città, urgenza)
• Fornisci informazioni rapide (prezzi, base, orari, condizioni)
• Inoltra ad un operatore umano se e quando necessario

2. Progetta un menu iniziale molto semplice:

• "1) Vendite 2) Assistenza 3) Parla con un operatore"

3. Definisci le regole dell'assegnazione:

• Se l'utente seleziona "Vendite", assegna il team di vendita
• Se l'utente seleziona "umano/agente", assegna direttamente ad un operatore umano

4. Testa il flusso e apporta le modifiche necessarie.

Potrai trovare una guida più dettagliata su come creare un flusso chatbot cliccando qui.

Conclusione

Creare dei messaggi e flussi di lavoro automatizzati su WhatsApp è ormai essenziale per migliaia di aziende che vogliono offrire un servizio clienti estremamente rapido, ma non si tratta solo di rispondere a dei messaggi si tratta di trasformare ogni interazione in un'opportunità di business attraverso l'organizzazione, l'automazione completa e un follow-up ben strutturato.

In questo senso, la nostra soluzione è capace di centralizzare tutti i canali di messaggistica su un'unica piattaforma facilitando così il lavoro dei team, automatizzando processi chiave e trasformando le interazioni in funnel di vendita realmente misurabili. Implementare Callbell come CRM per la messaggistica non solo può ottimizzare il servizio clienti ma aumentare anche la produttività, migliorando l'esperienza finale dell'utente e incrementando le probabilità di vendite.

Se vuoi provarlo gratuitamente per 7 giorni, puoi fare clic qui.