Come trasformare WhatsApp in un sistema di ticketing

Nel futuro, si prevede che WhatsApp si trasformerà nel canale di comunicazione leader a livello mondiale entro il 2025. Diverse aziende tendono ad utilizzarlo, infatti, per vendere e offrire i propri servizi a migliaia di utenti. Tuttavia, proprio a causa dell'aumento delle transazioni dopo la pandemia del 2020, è diventato estremamente difficile per migliaia di aziende controllare tutte le prestazioni legate alle proprie interazioni.

Nei call center, i sistemi i ticketing permettono di controllare i motivi per cui le chiamate vengono interrotte. Ciò consente ai diversi team leader di capire il quadro generale di tutti gli agenti. Nonostante questo, le piattaforme di messaggistiche di oggi, come WhatsApp, Instagram, Telegram e Facebook Messenger non dispongono di questo tipo di funzione, il che rende molto difficile comprendere il motivo per cui gli agenti interrompono le proprie comunicazioni.

C'è una buona notizia: con Callbell potrai trasformare WhatsApp in un vero sistema di ticketing, completamente gestito dal team attraverso metriche, assegnazioni automatiche e controllo su tutte le tue conversazioni. 🚀

Qui di seguito, andiamo a spiegare come farla passo per passo.

Centralizza tutti i messaggi di WhatsApp in una sola casella di posta

Ora, è il momento di capire come trasformare WhatsApp in un sistema di ticketing capace di misurare con precisione la chiusura delle chat. Il primo passo è quello di centralizzare tutti i messaggi di WhatsApp in una casella di posta separata dall'app, permettendoti di controllare e ottenere così funzionalità migliori.

Il primo passo per eseguire ciò è aggiungere WhatsApp a Callbell. Per farlo, ti consigliamo di seguire questi passaggi:

1. Vai alla sezione impostazioni.

2. Successivamente, vai sulle impostazioni del canale – canali

3. Seleziona WhatsApp Cloud – Aggiungi canale e prosegui con la procedura che ti spieghiamo qui di seguito.

Guida per collegare l'API di WhatsApp Cloud clicca qui.

Nota: Devi sempre considerare la possibilità di aggiungere altri canali come Facebook, Instagram o Telegram, oltre che WhatsApp, per centralizzare i messaggi nella casella unica di Callbell.

Crea team per organizzare il lavoro e l'attenzione al cliente

Il passo successivo è quello di creare team al fine di organizzare l'attenzione da dedicare al cliente. Ciò permetterà di controllare (specialmente se i team appartengono a reparti diversi) tutti i motivi per cui le chat vengono chiuse. Così facendo, potremo garantire un ottimo controllo sulle chiusure, con la possibilità di visualizzare grafici per ogni ticket risolto.

Per creare team, ti consigliamo di seguire questi passaggi:

1. Vai su impostazioni dell'account Callbell.

2. Clicca su gestione del team.

3. Vai su team e clicca su crea team.

4. Inserisci il nome del team e il gioco è fatto.

In questa maniera, potremo dividere il team per reparto, come ad esempio, assistenza, amministrazione, vendite, tecnologia, ecc. Possiamo creare anche dei ticket per ogni singolo reparto, analizzando poi i motivi per cui le chat su WhatsApp vengono chiuse.

Automatizza l'assegnazione dei ticket

Per automatizzare le assegnazioni dei ticket, dovremo aggiungere sempre i motivi della chiusura delle interazioni. Puoi inserire tutte le cause che vuoi per ogni singolo reparto, scegliendo se la chiusura richieda o meno un motivo. Infatti, potrai anche selezionare se sia stato facoltativo è no.

Per fare ciò, dovrai:

1. Andare su impostazioni – gestione dei team.

2. Andare su chiusura conversazioni.

3. Selezionare il team per cui desideri creare i ticket o i motivi della chiusura.

4. Scegliere se questi motivi sono obbligatori, facoltativi o disabilitati.

5. Creare i motivi, ad esempio (Ortodonzia, Pulizia dei Denti, Reclamo su Servizio X, Acquisto degli spazzolini da denti).

6. Selezionare poi aggiungi motivi.

Una volta fatto questo, gli agenti potranno scegliere il motivo per cui la conversazione è stata chiusa. Ogni volta che il cliente riaprirà la chat per acquistare un servizio, l'agente potrà scegliere un motivo di chiusura. Queste informazioni verranno poi analizzate all'interno delle statistiche di Callbell, dove sarà possibile visualizzare i ticket di conversazioni chiuse. Ciò permette di affrontare direttamente eventuali opportunità di miglioramento identificate all'interno del sistema di ticketing.

Conclusione

Grazie al sistema di ticketing ideato da Callbell, la tua azienda avrà accesso a diversi strumenti per i team di supporto e vendita che ti permetteranno di controllare con precisione le performance dei tuoi agenti di vendita e di assistenza clienti. Puoi analizzare il motivo per cui le chat terminano.

Puoi decidere anche di automatizzare i processi di comunicazione, analizzando le statistiche chiave del team, valutando le prestazioni e, addirittura, inviando campagne di marketing. Tutto ciò con uno strumento intuitivo ideato per tutti i team di vendita e di supporto.

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