En este completo artículo os ilustraremos detalladamente cómo funciona WhatsApp Business, tratando de aclarar todas las posibles dudas
WhatsApp Business es una aplicación de mensajería, disponible gratuitamente para Android y iOS, diseñada para las empresas pequeñas.
Se trata de una versión alternativa de la clásica de WhatsApp, lanzada oficialmente por META, que tiene como objetivo permitir a las pequeñas empresas una comunicación eficaz con su clientela. La interfaz de WhatsApp Business se presenta de manera casi idéntica a la versión clásica de WhatsApp, pero tiene funciones adicionales diseñadas para las empresas, por lo que puede representar una oportunidad interesante para crear una relación más directa con el público.
La aplicación de WhatsApp Business no debe confundirse con las API de WhatsApp Business, que son una tercera y avanzada solución para sacar provecho de este canal a nivel de empresas.
La aplicación de WhatsApp Business puede ser utilizada por todas las empresas que desean ofrecer este canal para comunicarse con sus clientes.
WhatsApp Business es la versión gratuita ofrecida a las pequeñas empresas que desean integrar a WhatsApp en sus comunicaciones con los clientes a través de un perfil empresarial, y ofrece funciones básicas como, por ejemplo, respuestas rápidas, catálogo de productos y etiquetas.
Las API de WhatsApp Business, en cambio, permiten conectar una línea de WhatsApp a plataformas externas, generalmente creadas para la gestión de las ventas o el soporte al cliente, que permiten una gestión estructurada y escalable de la comunicación con el cliente a través de la aplicación de mensajería.
Directamente desde la Google Play Store o la App Store.
Una vez descargada e instalada la aplicación de WhatsApp Business, deberemos configurar el número de teléfono que queramos utilizar para comunicarnos con los clientes. No es posible utilizar el mismo número de teléfono que utilizas para la aplicación de WhatsApp clásica; deberás, de hecho, utilizar un número de teléfono distinto para la versión Business o, como alternativa, transferir tu número corriente, pero perdiendo así las funciones de mensajería de la versión tradicional.
Sí, es posible crear una cuenta de WhatsApp Business con un número fijo.
El único requisito es poder recibir una llamada de verificación proveniente de un bot de WhatsApp durante la fase de activación de la cuenta. Durante la llamada, será dictado un código que servirá para confirmar la cuenta.
Con WhatsApp Business, es posible personalizar algunos aspectos de la cuenta. Se puede ingresar la dirección de la empresa, la descripción del negocio, la dirección de correo electrónico y los horarios de apertura. Es posible programar dos tipos de mensajes automáticos: un “Mensaje de bienvenida” y un “Mensaje de ausencia”. Otra función interesante es la posibilidad de programar “Respuestas rápidas”.
Aparte de las funciones apenas mencionadas, el resto de funciones presentes en WhatsApp también estarán disponibles. Si vuestra empresa tiene necesidades más específicas, como por ejemplo la posibilidad de utilizar el mismo número de WhatsApp Business en un número ilimitado de dispositivos, asignar las conversaciones por departamento, crear flujos automáticos de clasificación, entonces deberéis optar por las API de WhatsApp Business.
Para programar los mensajes automáticos de WhatsApp Business debes entrar en los ajustes de tu cuenta de WhatsApp Business, y seleccionar “Herramientas de negocio”.
En WhatsApp Business están disponibles dos tipos de mensajes automáticos: el “Mensaje de bienvenida”, que servirá para responder automáticamente después del primer mensaje del cliente, y un “Mensaje de ausencia”, que será enviado de forma automática a tus contactos que se comuniquen contigo fuera de los horarios de trabajo indicados.
Si tu empresa está buscando mecanismos de automatización adicionales con WhatsApp Business (como por ejemplo distribuir automáticamente los chats de WhatsApp Business entre los distintos miembros de un equipo empresarial), será necesario optar por soluciones que integren las API de WhatsApp Business.
La aplicación de WhatsApp Business no presenta ningún módulo de estadísticas dedicado al flujo de comunicaciones que pasan por WhatsApp.
Callbell, el primer CRM integrado con las API de WhatsApp Business, pone a disposición una sección dedicada a las estadísticas del canal de WhatsApp Business. Estas estadísticas pueden verse en nuestro módulo Analytics dedicado. En esta sección estarán a disposición fácilmente interesantes insights que te servirán para ajustar la estrategia de tu empresa: tiempos de respuesta, volumen de los chats en tiempo real, etiquetas y mucho más.
Sí, es posible. Transferir la cuenta de WhatsApp a WhatsApp Business es un procedimiento sencillo y seguro.
1) Actualiza la aplicación de WhatsApp y descarga WhatsApp Business
2) Abre la aplicación de WhatsApp Business
3) Asegúrate de que la aplicación de WhatsApp Business permanezca abierta y el teléfono encendido
4) WhatsApp Business identifica automáticamente el número de teléfono que utilizas en WhatsApp. Para continuar, selecciona la opción con el número del negocio
5) Si el número de teléfono que se muestra no es el que quieres utilizar, selecciona USA OTRO NÚMERO y continúa el proceso normal de verificación.
6)Selecciona CONTINÚA > PERMITE para permitir a WhatsApp Business acceder al historial de los chats y a los archivos multimedia
7) Ingresa el código SMS de seis cifras para verificar tu número
8)Crea el perfil de tu negocio > selecciona AVANZAR
9) Puedes continuar con la modificación del perfil de tu negocio después de que tu cuenta de WhatsApp Business haya sido activada
Si habéis realizado el respaldo correctamente, el historial de tus chats y los archivos serán transferidos automáticamente.
Si habéis realizado el respaldo correctamente, el historial de tus chats y los archivos serán transferidos automáticamente, mientras que la información relativa a tu negocio (ej. perfil del negocio, catálogo de productos, etiquetas, etc.) será eliminada definitivamente.
WhatsApp Business funciona exactamente como la versión de WhatsApp normal, con la diferencia de que la cuenta de WhatsApp Business proporciona toda la información y las herramientas para la comunicación empresarial, de organizaciones, negocios y sociedades.
La principal diferencia entre la versión de WhatsApp normal y la aplicación de WhatsApp Business es la tarjeta del perfil: mientras que el personal contiene solo el nombre, el estado y la foto de perfil, con la aplicación Business dedicada podremos mostrar un auténtico ticket de visita, con toda la información útil para ser reconocidos y encontrados por los clientes: nombre, logo, foto, descripción, horarios de apertura y cierre, página web, dirección de correo electrónico, etc.
Aparte de la aplicación más utilizada para uso privado, WhatsApp ofrece dos opciones adicionales para las empresas. He aquí resumidas las diferencias entre WhatsApp Business y las WhatsApp Business API
1) La aplicación de WhatsApp Business es una aplicación completamente gratuita que puede descargarse desde la Google Play Store o la App store. Esta es la opción ideal para los pequeños negocios que utilizan este canal para comunicarse con su clientela.
2) Las API de WhatsApp Business son la solución creada especialmente para las empresas grandes o en crecimiento. Esta versión ofrece funciones avanzadas y únicas, optimizadas para el ambiente empresarial y que no podréis encontrar en la versión normal de WhatsApp Business.
Las API de WhatsApp Business permiten conectar una línea de WhatsApp a plataformas externas, comúnmente creadas para la gestión de las ventas o el soporte al cliente, que permiten una gestión estructurada y escalable de la comunicación con el cliente a través de la aplicación de mensajería.
Esta solución está creada para las empresas de medias/grandes dimensiones que manejan grandes volúmenes de conversaciones, y que necesitan armar sus propios equipos de ventas o soporte de forma organizada y eficiente.
Gracias a las API de WhatsApp Business, aparte de la posibilidad de reproducir (casi todas) las funciones que están disponibles en la versión estándar de la aplicación de WhatsApp, éstas os permitirán:
1) Conectar una cuenta de WhatsApp API a una plataforma multiusuario.
2) Difundir contenido rápidamente (con algunas limitaciones relativas a las promociones).
3) Centralizar las comunicaciones con los clientes en un único número.
4) Obtener reportes detallados sobre los chats.
5) Crear chatbots.
He aquí cómo crear un link de WhatsApp Business para permitir a tus clientes que se comuniquen con tu empresa a través de WhatsApp.
Es muy fácil crear un link:
Esta es la estructura del link — https://wa.me/<number> — donde <number> se refiere al número de teléfono de tu cuenta de WhatsApp Business en el formato internacional. No es necesario incluir ningún cero, paréntesis o guion cuando se agrega el número en formato internacional.
Ejemplo: si el número es +39 0234345677 el link de WhatsApp Business será https://wa.me/390234345677
Los Códigos QR están disponibles en WhatsApp Business desde el 2020. Para crear un código QR de WhatsApp Business, sigue la guía que se presenta a continuación.
Android
Abre WhatsApp > selecciona Otras opciones > Ajustes.
Toca el ícono del código QR al lado de tu nombre.
iOS
Abre WhatsApp > Ajustes.
Toca el ícono del código QR al lado de tu nombre.
La aplicación permite obtener un Código QR para el perfil de la empresa, el cual se puede compartir directamente con otros usuarios.
La aplicación de WhatsApp Business, que se puede descargar desde la Google Play Store o la App Store es completamente gratuita. Pero ésta no debe confundirse con las API de WhatsApp Business, que son una solución por la que se debe pagar.
El método más sencillo para generar leads en WhatsApp Business es aprovechar la función “click to chat”, ofrecida por WhatsApp Business.
Las posibilidades de generar leads en WhatsApp Business, para una empresa que opera en línea, se pueden resumir en tres categorías:
1) Chats iniciados desde el sitio web (a través de botones “click to chat” o widgets)
2) Chats iniciados a través de redes sociales (Facebook, Instagram)
3) Chats iniciados a través de Ads pagas (Google Ads, Spotify, Facebook Ads)
Con el objetivo de permitir a las empresas estructurar un canal de soporte a través de WhatsApp Business, la empresa propiedad de META en agosto del 2018, ha puesto a disposición una primera versión de sus API (Application Programming Interface).
En la actualidad, este servicio ofrecido por WhatsApp ha concluido finalmente su fase beta, y pueden acceder a éste todos los negocios que desean implementar soluciones que ayuden a integrar a WhatsApp en los canales de asistencia al cliente.
Para tener una cuenta doble de WhatsApp en el mismo teléfono, deberéis instalar la versión normal de WhatsApp y WhatsApp Business. Para utilizar juntos WhatsApp y WhatsApp Business en el mismo smartphone hay varias posibilidades:
1) Utilizar un teléfono Dual SIM: es seguramente la forma más sencilla, teniendo en cuenta que muchos smartphones modernos disponen de dos ranuras SIM.
2) Activar una cuenta de WhatsApp Business usando un número de teléfono fijo: muchas empresas disponen aún de una línea fija y, a diferencia de la versión de WhatsApp normal, podemos utilizar también un número fijo (al momento de la verificación, para la confirmación será necesario efectuarla a través de una llamada telefónica).
3) Usar un smartphone con separación de los perfiles: función disponible, por ejemplo, en teléfonos como Xiaomi u Oppo.
Utilizar WhatsApp Business desde la versión desktop ofrece una ventaja evidente: poder acceder cómodamente a toda la información sobre los clientes que ha sido guardada en nuestra computadora de trabajo.
Si utilizáis el canal WhatsApp Business de forma frecuente para el trabajo, podríais considerar un CRM integrado a WhatsApp Business que os permita aumentar aún más la eficiencia de la gestión del canal.
No es posible abrir WhatsApp Business desde más de un smartphone al mismo tiempo.
La aplicación, de hecho, a pesar de disponer de una versión multidispositivo (en beta), no cuenta con esta posibilidad y permite el uso de la cuenta de WhatsApp exclusivamente en un smartphone y cuatro computadoras asociadas con WhatsApp Web.
Si en vuestra empresa necesitáis utilizar WhatsApp Business desde más de un smartphone al mismo tiempo, es necesario recurrir a herramientas alternativas que hacen esto posible como Callbell.
WhatsApp Business permite conectar al mismo tiempo hasta un máximo de cuatro computadoras con la integración QR en beta.
Si necesitáis conectar un mayor número de ubicaciones en modalidad WhatsApp Business multiusuario, deberéis hacer uso de soluciones externas (como callbell.eu), que os consentirán manejar de forma más organizada este canal, y tener un número ilimitado de usuarios conectados de forma simultánea a la misma cuenta de WhatsApp Business.
Sobre el autor: ¡Hola! Soy Alan y soy el gerente del marketing en Callbell, la primera plataforma de comunicación diseñada para ayudar a los equipos de ventas y soporte a colaborar y comunicarse con los clientes a través de aplicaciones de mensajería directa como WhatsApp, Messenger, Telegram y Instagram Direct
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